In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass Fundraising erweitert oder neu eingeführt werden muss: Ob neue Zielgruppen gewonnen, die Finanzierung über Stiftungen oder öffentliche Gelder erweitert oder zum ersten Mal Fundraising aufgebaut werden soll – immer geht es um das Schaffen neuer Prozesse. Und für den Erfolg des Fundraisings ist entscheidend, dass diese in die bestehende Organisation implementiert werden.

Während die Entwicklung einer Strategie oder die Konzeption der Umsetzung als Projekte organisiert werden, soll die konkrete Implementierung häufig neben der bisherigen Arbeit laufen. Unsere Erfahrungen mit solchen Planungen zeigt: Sie verlaufen schnell im Sande. Der Alltag mit seinen Anforderungen holt einen ein, viele gute Überlegungen sind doch nicht so einfach umzusetzen und manchmal sperren sich auch etablierten Abläufe oder der Aufbau der Organisation, wenn andere Abteilungen involviert werden.

Aus unserer Sicht ist es sinnvoll, wenn auch die konkrete Implementierung der neuen Prozesse selbst als Projekt aufgesetzt wird. Dies hat vier Vorteile:

1. Projekte haben eindeutig Verantwortliche

Projekte sind dann erfolgreich, wenn sie konkrete Verantwortliche – bspw. einen Projekt-Owner – haben. Dies muss nicht zwangsläufig die Geschäftsführung, Abteilungsleitung oder der Vorstand sein. Häufiger kann es sinnvoll sein, jemandem diese Rolle zu übertragen, der an der Umsetzung unmittelbar arbeitet.

Mit der Übertragung der Verantwortlichkeit für ein Projekt passiert zweierlei: Auf der einen Seite fühlt sich jemand für den Fortschritt – gerade auch, wenn es mal irgendwo hakt – verantwortlich und kann intervenieren. Auf der anderen Seite geht damit auch die Übertragung von Autorität einher. Mit der Verantwortlichkeit kann sie oder er auch gegenüber Vorgesetzten die Interessen des Projekts vertreten, da dies die explizite Aufgabe ist. Damit hat das Projekt selbst einen Fürsprecher.

2. Projekte haben eine Laufzeit

Projekte haben einen Anfang und ein Ende und damit auch eine definierte Laufzeit, in welcher sie umgesetzt werden sollen. Während der Laufzeit lassen sich nicht nur einzelne Arbeitsschritte definieren, sondern auch Meilensteine, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden sollen. Dadurch lässt sich nicht nur der Projektfortschritt kontrollieren – und schafft die Möglichkeit, rechtzeitig zu intervenieren – sondern es wird auch deutlich, dass die Implementierung von Fundraising selbst eine komplexe Aufgabe ist, die geplant und nicht nebenbei umgesetzt werden kann.

Durch die Planung und die Zerlegung des Projektes in einzelne Arbeitsschritte, die aufeinander aufbauen, passiert auf der mentalen Ebene zweierlei: Für alle Stakeholder am Projekt wird deutlich, wann mit ersten Ergebnissen zu rechnen ist. Sie müssen dann nicht schon nach wenigen Wochen fragen, wann die ersten Spenden kommen. Und es erleichtert die Umsetzung, da deutlich wird, welche Schritte zu gehen sind, damit es überhaupt zu einem Erfolg kommt.

3. Projekte benötigen Ressourcen und Budgets

Eine der häufigsten Gründe, warum die Implementierung von Fundraising scheitert, ist die zu geringe Ausstattung mit Ressourcen. Zerlegt man ein Projekt in verschiedene Arbeitsschritte, dann wird deutlich, wie viel Arbeitszeit benötigt wird. Alternativ können einzelne Aufgaben auch vergeben werden. Dies setzt dann allerdings voraus, dass entsprechende Budgets zur Verfügung stehen.

Damit wird für alle Entscheider/innen deutlich, dass nicht nur Strategie und Konzeption Kosten verursachen, sondern vor allen Dingen auch die Umsetzung und langfristige Implementierung in die Organisation. Mit der Entscheidung, ein Projekt für die Umsetzung einzurichten, ist somit auch die Freigabe der hierfür benötigten Ressourcen verbunden. Die Zeitplanung und die Ressourcen stehen in einem engen Verhältnis zueinander – je schneller ein Projekt umgesetzt werden soll, desto umfangreicher müssen die Ressourcen sein (und desto schneller treten auch die positiven Effekte ein). Hierüber kann austariert werden, wie wichtig die Implementierung wirklich ist, wann die Effekte eintreten sollen oder müssen und wie viele Ressourcen hierfür zur Verfügung gestellt werden können. Dies ist dann die Basis, um erfolgreich Fundraising implementieren zu können.

4. Projekte sind Sonderformen in einer Organisation

Werden Projekte eingerichtet, dann stellen sich nicht nur Fragen nach Ressourcen und Verantwortlichkeiten. Es stellt sich auch die Frage, wer das Projekt beauftragt und wie es in die Organisation eingebunden wird. Mit der Frage nach dem Auftraggeber oder der Auftraggeberin zeigt sich, wer innerhalb der Organisation Interesse an der Umsetzung hat und in der Lage ist, die entsprechenden Ressourcen freizugeben. Je höher Auftraggeber/innen in der Hierarchie angesiedelt sind, desto wichtiger wird das Projekt innerhalb der Organisation eingeschätzt und desto eher wird es gelingen, auch andere Abteilungen zu involvieren.

Gerade der zweite Punkt kann für das Gelingen essenziell sein: Werden Geschichten aus dem Feld benötigt, die im Fundraising erzählt werden sollen, müssen Kooperationen zwischen Abteilungen aufgebaut werden. Dies gelingt einfacher, wenn Vorstände oder Geschäftsführungen Auftraggeber/innen sind. Entsprechend kann dann auch eine Steuerungsgruppe besetzt werden. Wenn hieran andere Abteilungsleiter/innen teilnehmen, kann es einfacher sein, entsprechende neue Abläufe zu entwickeln und zu implementieren.

Fazit

Neben der Entwicklung von Strategien und Konzepten kommt es in der Praxis auf die Implementierung an. Dies ebenfalls als Projekt aufzusetzen, hat eine Reihe von Vorteilen, die sich aus dieser Organisationsform ergeben. Denn die Formulierung von Projekten führt nicht nur zu Verantwortlichkeiten, Laufzeiten und Meilensteinen, sondern zeigt auch auf, welche Ressourcen notwendig sind, um das Projekt umzusetzen. Wird es beauftragt, zeigt sich hieran das Interesse von Akteuren innerhalb der eigenen Organisation. Verbunden damit ist die Möglichkeit, auch andere Abteilungen zu involvieren und zu eventuell neuen Abläufen zu kommen. Unsere Praxis zeigt, dass die Organisationsform eines Projektes ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Implementierung des Fundraisings ist.

Wenn Sie auch ein Projekt zur Implementierung Ihres Fundraisings aufsetzen wollen, begleiten wir Sie gern.

Eine nachhaltig finanzierte Zivilgesellschaft, die die Welt ein Stück besser macht und ohne Ausbeutung und Selbstausbeutung auskommt, ist die Mission von Dr. Kai Fischer. Deshalb beschäftigt er sich seit mehr als 20 Jahren mit dem Aufbau langfristiger Beziehungen zu Förder/innen und bietet hierfür Strategie-Beratungen, Inhouse-Workshops und Seminare an.

Ökonomie des Fundraisings

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